Partnerschaft SAP und Microsoft: Eine Geschäftsbeziehung mit echten Mehrwerten

Warum die Verzahnung der beiden IT-Giganten – und was ist konkret geplant?

Microsoft und SAP: In den meisten Unternehmen und Büros sind das die beiden wichtigsten Business-Softwaresysteme. Oft stehen sie aber siloartig nebeneinander. Das ist nervig für Anwender und schlecht fürs Unternehmen, weil die Produktivität darunter leidet.

Anfang des Jahres verkündeten Microsoft und SAP den Ausbau ihrer Kooperation, deren technische Details und der Umsetzungsfahrplan in Kürze zu erwarten sind. Geplant ist unter anderem, dass Microsoft Teams integraler Bestandteil der Unternehmenslösungen von SAP wird.

Beide Unternehmen arbeiten daran, die bestehende strategische Partnerschaft zur beschleunigten Einführung von S/4HANA auf der Microsoft Azure Cloud umfassend auszuweiten. Die Ernsthaftigkeit und Erfolgschancen haben sich 2021 nochmal deutlich erhöht, sind doch jüngst zwei Frauen in den SAP-Vorstand (Julia White) bzw. in die höheren Führungsränge (Sabine Bendiek) aufgenommen worden, die vorher beide bei Microsoft beschäftigt waren.

Die Ausgangslage ist heute viel- und erfolgsversprechender, zumal externe Bedingungen zu mehr Kooperation drängen. Denn die Integration findet bei beiden Partnern in der Cloud statt. Die Vorzüge dieser “himmelblauen Affäre” sind schnell angeführt: Im Vergleich zu den On-premises-Ansätzen werden Betrieb und Komplexität einer Integration mit der Verlagerung in die Cloud dadurch drastisch vereinfacht. Die Kunden erleben mehrere Updates im Jahr kaum, manchmal ändert sich die Anordnung in Teams oder ein SAP Hinweis nach dem Login weist noch darauf hin.

Geplant sind zunächst einfache Integrationsszenarien zu Terminfindung und Terminierung von Meetings sowie die Suche des richtigen Kunden-/Lieferantenkontakts. Später folgen dann tiefergehende und sicher komplexere Verzahnungen. Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag ist allerdings noch ein weiterer Baustein vonnöten. Erst die Anbindung von Geschäftsprozessen, also Unternehmensanwendungen, an die Kollaborations-Tools verspricht im Arbeitsalltag eine höhere Produktivität.

Welche SAP-Anwendungen werden künftig in MS Teams integriert – und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Aus der SAP Business Suite wurden bisher das Flaggschiff S/4HANA sowie die Cloudlösungen SuccessFactors, Sales Cloud und Analytics Cloud als Objekte bekannt gegeben, die mit Teams verbunden werden sollen. Die Verknüpfung von Kollaborations-Tools mit IT-gestützten Geschäftsprozessen verspricht naheliegende Vorteile für den Arbeitsalltag.

Anforderungen aus dem Markt:

• Langes Suchen vermeiden: Ein smarter Assistent soll alle zugehörigen Dokumente, Mails usw. zum direkten Öffnen anzeigen, egal in welchem System sie liegen.
• Alle Informationen zu einem Geschäftsobjekt oder Prozess sollen in beiden Systemen verfügbar sein: Zugriff auf verwandte Microsoft-Elemente (z. B. Mails, Termine, Aufgaben) in SAP bzw. verwandte SAP-Geschäftsobjekte (e.g. Vertriebsbelege, Geschäftspartner) in Teams.
• Kommunikations-Features aus Teams (z.B. Telefonie oder Chat) sollen direkt in SAP verfügbar sein.
• Dateien und Dokumente sollen revisionssicher auf SharePoint abgelegt werden können.
• Dateien und Dokumente sollen einfach zwischen SAP und Teams hin- und hergeschoben werden können (optimalerweise per drag&drop).
  
  

Welche Use Cases ergeben sich aus den Marktanforderungen, die sich mit der Integration von MS Teams vereinfachen lassen?

Alerting & Notification Handling: Vorstellbar ist es, Teams als proaktiven Benachrichtigungsdienst in der Wertschöpfungskette des Kunden zu nutzen. Falls es zu Verzögerungen oder Unterbrechungen beispielweise im Wareneingang, in der Produktionsversorgung oder im Warenausgang kommt, informiert man unmittelbar alle betroffenen Mitarbeiter. Bei Shortdumps oder Verbuchungsabbrüchen werden relevante Mitarbeiter direkt informiert und können die Ursache beheben. Die Störungen werden automatisch in einen Teams Channel geschrieben. Der Vorteil liegt auf der Hand: Während im SAP Alerting oftmals nur der betroffene Mitarbeiter informiert wird, erreicht man mit dem Teams Channel deutlich mehr Mitarbeiter. Insbesondere, wenn die Alerts bis auf die Smartphones gepusht werden.

Chat & Flow: In einem Prozessfluss lassen sich wichtige Nachrichten innerhalb eines Projektteams (auch mit externen Kollegen) via Chat entweder in Richtung SAP oder in SAP in Richtung Teams schnell und barrierefrei ausspielen. Merkmal dieses Use Cases ist die unterbrechungsfreie Weiterarbeit. Man wechselt zwischen den Applikationen, ohne großartig seinen Arbeitsfluss zu stoppen. Ein Beispiel aus dem Alltag eines jeden Smartphonebesitzers: "Ihr Datenvolumen ist zu 80% aufgebraucht, buchen Sie jetzt 3 GB …". Mit einer einzigen Ziffer kann der Kunde sein Datenvolumen erweitern, ohne eine andere App als die Messaging App öffnen zu müssen. Die Abrechnung erfolgt dann über die normale Telefonrechnung.

Application Switch: Eine Integration in die SAP Customer Experience Suite (CX) könnte so aussehen, dass zu vielversprechenden und langlaufenden Opportunitäten ein eigener Teams Channel aus der SAP-Oberfläche heraus eingerichtet wird, zu dem alle am Vertriebsprozess beteiligten Mitarbeiter automatisch einen Zugang und Benachrichtigungen erhalten. In dem neu eingerichteten Channel können dann wiederum Tabs eingebunden werden, die einen unmittelbaren Zugriff auf die SAP-Applikation ermöglichen - ohne Anmeldung und langes Navigieren. Für den kurzen zeitlichen Abschnitt, an dem an einer Vertriebschance gearbeitet wird, können alle in den Teamskanal. Später verschwindet aus Gründen der Übersichtlichkeit sowohl der Kanal als auch alle erzeugten Dokumente, wobei natürlich darüber nachgedacht werden kann, was als wichtiges Dokument behalten werden soll.

Kollaboration: Bislang konnte man bspw. aus dem Customer Relationship Management (CRM) Modul heraus nicht direkt telefonieren. Aufgaben aus dem CRM konnten nicht in Outlook oder Tasks übernommen werden. Schwierig war zudem immer der zugehörige Zugriff auf Dokumente im Microsoft SharePoint. Im Vertrieb gibt es verschiedene Rollen: Außendienst, Innendienst, Assistenz, etc. Nehmen wir an, der Sales Manager im Außendienst legt seine Opportunität für den Kunden X in der SAP Sales Cloud an. Sein aktuelles Besprechungsprotokoll fügt er unter dem Reiter SharePoint hinzu. Das Dokument wird in SharePoint abgelegt. Der Vertriebs-Innendienst kann ebenso auf die Opportunität zugreifen und im CRM neue Dokumente hinzufügen, zum Beispiel einen Anforderungsabgleich als Excel-Sheet. Beide Anwender arbeiten im CRM-System gemeinsam zusammen. Die Vertriebsassistenz arbeitet ausschließlich im SharePoint und kann ebenfalls auf die Dokumente zugreifen, die die Kollegen über das CRM eingepflegt haben oder weitere Dokumente für die Kollegen ergänzen.

Auf einen Blick ergeben sich also folgende Mehrwerte:

• Höhere Produktivität im Unternehmen durch durchgängige Geschäftsprozesse, kein Wechsel zwischen den Applikationen notwendig
• Keine Daten- und Informationssilos mehr. Dokumente, Informationen und Geschäftsobjekte sind auch für Nicht-SAP-Nutzer verfügbar. Umgekehrt können Kolleginnen und Kollegen, die hauptsächlich mit SAP arbeiten, auch auf Microsoft-Dokumente zugreifen.
• Moderne Collaboration-Tools in SAP direkt verfügbar; Arbeit mit denselben Oberflächen in beiden Systemen; Suche und Kontext über beide Systeme hinweg. Dadurch nicht zuletzt Steigerung der Nutzerfreundlichkeit und der Mitarbeiterzufriedenheit
• Basis für Prozess-Exzellenz und smarte Automatisierung
• Aus IT-Sicht: Der Nutzen der Applikationen beider Welten und damit der ROI wird erhöht; hinzu können Kostenersparnisse kommen, etwa durch die Einsparung von SAP-Lizenzen für „Nur-Lesen-Zugriffe“.
  
  

Woran arbeitet die BTC aktuell?

Wir beschäftigen uns gerade mit der Ausarbeitung verschiedener Use Cases, die praxisnah sind und einen direkten Kundenutzen stiften.

Zum Beispiel binden wir Teams an eine S/4HANA Instanz an und etablieren das Alerting & Notification Handling. Dabei ist es für uns wichtig, die Benachrichtigung, die sonst über SAP an wenige Personen ging, über die Teams-Integration deutlich auszuweiten, gezielter anzubringen und schneller zu reagieren. Vielleicht gelingt es dabei auch, bestimmte Rückmeldungen, die ein SAP Basis Berater sonst nur an seinem SAP System vornehmen kann, über einen “Knopf” oder “Tab” in Teams zu bedienen. Denkbar wäre zunächst die “Quittierung” der Meldung als solcher. Vielleicht geht mehr?

Ein weiterer Use Case, an dem unser Team arbeitet, soll den Vertrieb bereichern (Kategorie “Chat & Flow”). Dabei möchten wir über die Logic App Produktinformationen aus der SAP Sales Cloud auslesen (hier ein Notebook Professional 17) und diese in Teams anzeigen. Gefällt dem Kunden, der sich gerade via Teams im Gespräch mit dem Vertrieb befindet oder der nach dem Gespräch eine Liste von besprochenen Produkten bereitgestellt bekommt, was er gesehen hat, so kann er sofort per Klick auf “Buy” das Produkt für sein Unternehmen ordern. Die Bestellinformationen werden wieder zurück an die SAP Sales Cloud gespielt.